Polityka prywatności RODO

I. Postanowienia ogólne

1. Przetwarzanie danych osobowych uczestników wydarzenia Future Frombork Festival Art&Science 2024 (zwanego dalej „Wydarzeniem”) za pomocą serwisu internetowego prowadzonego pod adresem http://futurefestival.pl/ (zwanego dalej „Serwisem”)  następuje w związku z Wydarzeniem oraz zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), zwanego dalej „RODO” oraz w zgodzie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000).
2. Administratorem danych osobowych gromadzonych Serwisu (zwanych dalej „Użytkownikami” lub pojedynczo „Użytkownikiem”) jest For Events sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-356), przy ul. Starowiejskiej 16/2, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000399656, NIP: 7822542073, numer REGON: 301951001, kapitał zakładowy: 5.000 zł (wpłacony w całości) – dalej zwany „Administratorem)”.
3. W sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych prosimy kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: rodo@4eventsforyou.pl.

II. Podstawy przetwarzania danych

1. Administrator uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w przypadkach, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.
2. Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora wymaga każdorazowo zaistnienia co najmniej jednej z podstaw wskazanych powyżej. Konkretne podstawy przetwarzania danych osobowych Użytkowników Serwisu Internetowego przez Administratora są wskazane w kolejnym punkcie polityki prywatności – w odniesieniu do danego celu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

III. Cel, podstawa i okres przetwarzania danych przez Administratora

1. Podane przez Użytkownika dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:
   • dokonania rejestracji na Wydarzenie oraz wzięcia udziału w Wydarzeniu, wówczas jest to niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
   • korzystania z usług świadczonych w Serwisie – podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych, polegający na marketingu bezpośrednim).
2. Dane osobowe Użytkownika mogą być ujawniane, udostępniane odbiorcom lub stronom trzecim, którymi mogą być podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych na mocy i w oparciu o umowy powierzenia i zgodnie z wymogami art. 28 RODO dostawcy IT oraz inne podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora.
3. Dane osobowe Użytkownika będą przechowywane przez następujący okres:
   • w celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – są przetwarzane przez okres trwania umowy.
   • gdy  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) będą przechowywane w związku z archiwizacją danych związanych z obowiązkiem podatkowym przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ich archiwizacji. Po upływie tego okresu, Administrator usuwa dane, jeżeli nie posiada innej podstawy ich przetwarzania.
   • niektóre dane osobowe (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności w zakresie imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, które podawane są w formularzu kontaktowym, będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest marketing bezpośredni, dochodzenie roszczeń lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami – jednak nie dłużej niż przez okres 6 lat od rozpoczęcia ustawowego okresu przedawnienia w każdym konkretnym przypadku.
   • Jeżeli dane osobowe przetwarzane są wyłącznie na podstawie zgody do komunikacji marketingowej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), dane przetwarzane będą przez czas obowiązywania zgody, którą osoba, której dane dotyczą, może cofnąć lub ograniczyć w dowolnym momencie.
4. Użytkownicy Serwisu pozostają anonimowi tak długo, aż sami nie zdecydują inaczej. Wynikające z ogólnych zasad połączeń realizowanych w Internecie informacje zawarte w logach systemowych (np. adres IP) są przez Administratora wykorzystywane w celach technicznych, związanych z administracją serwerami Administratora. Poza tym adresy IP są wykorzystywane do zbierania ogólnych i statystycznych informacji.
5. Skorzystanie z usług oferowanych przez Administratora możliwe jest poprzez Rejestrację – wypełnienie formularza dostępnego w Serwisie.
6. W celu skorzystania z usług oferowanych przez Administratora za pośrednictwem formularza w Serwisie, należy podać w nim dane umożliwiające realizację usługi – tj. imię, nazwisko, e-mail. Informacje podane w formularzu są wykorzystywane do niezbędnych kontaktów z Użytkownikami w celu zawarcia lub wykonania usługi oraz podjęcia wszelkich działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
7. Uczestnik Wydarzenia może wziąć w nim udział wraz z osobą małoletnią. Administrator nie będzie zbierał danych osób małoletnich, jednakże wzięcie udziału w Wydarzeniu przez osobę małoletnią możliwe jest wyłącznie wraz z osobą dorosłą, która zarejestruje swój udział w wydarzeniu, przekazując swoje dane osobowe i zobowiązując się do przejęcia wszelkiej odpowiedzialności za towarzyszącą jej osobę małoletnią.
8. W celu uczestniczenia w Wydarzeniu należy skorzystać z Serwisu. Po przekierowaniu na stronę platformy, aby móc w pełni świadomie korzystać z jej funkcjonalności Użytkownik powinien zapoznać się także z Regulaminem dostępnym pod adresem: http://futurefestival.pl/Regulamin
9. Formularz rejestracji, formularz kontaktowy wypełniany przez Użytkownika w trakcie używania Serwisu, a także sam proces kontaktowania się z Administratorem oraz informacje związane z powyższym procesem przechowywane są i przetwarzane przez Administratora z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, spełniających wymagania polskiego prawa.

IV. Profilowanie w Serwisie oraz marketing

1. Administrator może korzystać w Serwisie z profilowania do celów marketingu bezpośredniego, ale zautomatyzowane decyzje podjęte na tej podstawie nie będą wywoływały prawnych ani innych podobnie istotnych skutków wobec osób, których profilowanie będzie dotyczyło, tj. w szczególności nie będę dotyczyły zawarcia lub odmowy zawarcia określonej umowy z Administratorem ani możliwości korzystania z usług w Serwisie. Konsekwencją profilowania może być – przykładowo – propozycji usługi, która może odpowiadać zainteresowaniom lub preferencjom Użytkownika, jednakże to zawsze do Użytkownika należeć będzie całkowicie swobodna decyzja, czy z takiej propozycji chce skorzystać.
2. Działania marketingowe mogą polegać na reklamie kontekstowej (wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych, które nie są dostosowane do jego preferencji) lub reklamie behawioralnej (wyświetlaniu Użytkownikowi treści marketingowych odpowiadających jego zainteresowaniom).
3. W ramach reklamy kontekstowej oraz reklamy behawioralnej Administrator będzie przetwarzał dane w związku z realizacją uzasadnionego interesu Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Profilowanie w Serwisie polega na automatycznej analizie lub prognozie zachowania Użytkownika na stronie Serwisu.

V. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. W przypadku przetwarzania danych osobowych w oparciu o udzieloną przez Użytkownika zgodę, wszystkie udzielone przez Użytkownika zgody na przetwarzanie ich danych osobowych mogą być wycofane w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
2. Użytkownikowi przysługuje ponadto prawo żądania od Administratora danych:
   • dostępu do treści swoich danych,
   • sprostowania swoich danych,
   • usunięcia swoich danych z bazy Administratora,
   • ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
3. Ponadto na działania Administratora przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
4. Podanie przez Użytkownika jego danych osobowych ma charakter dobrowolny, jednak brak podania danych przez Użytkownika będzie skutkował brakiem możliwości korzystania z Serwisu w zakresie składania Zamówień, kontaktu z Administratorem za pośrednictwem Serwisu, a także brakiem możliwości przesyłania Użytkownikowi informacji handlowych dotyczących ofert Administratora.

VI. Udostępnianie danych podmiotom trzecim

1. Dane osobowe Użytkownika mogą być ujawniane, udostępniane odbiorcom lub stronom trzecim, którymi mogą być podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych na mocy i w oparciu o umowy powierzenia i zgodnie z wymogami art. 28 RODO.
2. W związku z korzystaniem przez Administratora danych z kodów/skryptów, m. in. w postaci Google Analytics – Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA oraz usług Meta – Meta Platforms Inc., 1601 Willow Rd, Menlo Park, CA 94025 (zwanego dalej „Meta”), dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane także do państwa trzeciego – Stanów Zjednoczonych Ameryki. W przypadku naruszeń, których dopuściłyby się powyższe podmioty, użytkownikowi przysługuje skarga do Rzecznika Ochrony Wolności Obywatelskich w Stanach Zjednoczonych Ameryki, za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. W związku z wykorzystywaniem przez Administratora danych do kontaktu z Użytkownikami kanałów komunikacji powiązanych z usługami Meta Platforms Inc., a w szczególności używaniem do tego celu aplikacji Facebook oraz Instagram, dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane także do państwa trzeciego – Stanów Zjednoczonych Ameryki – ze wskazaniem, że kontakt za pomocą powyższych narzędzi jest dopuszczony na podstawie decyzji Komisji Europejskiej ws. odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.
4. W związku z korzystaniem przez Administratora danych z usług ByteDance (TikTok) – Bejing ByteDance Technology Co Ltd., No 48, Zhichun Road, Haidian, Beijing City, Beijing, 100098 (zwanego dalej „TikTok”), dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane także do państw trzecich – Stanów Zjednoczonych, Kanady, Izraela oraz państw należących do kręgu państw Azji i Pacyfiku (w tym Chin). W przypadku naruszeń, których dopuściłby się powyższy podmiot, użytkownikowi przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. W związku z wykorzystywaniem przez Administratora danych do kontaktu z Użytkownikami kanałów komunikacji powiązanych z usługami TikTok, dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane także do państw trzecich – wskazanych powyżej – uściślając, że kontakt za pomocą powyższych narzędzi jest dopuszczony dla części wymienionych państw na podstawie decyzji Komisji Europejskiej ws. odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych. Natomiast przekazywanie danych do pozostałych państw odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych dotyczących transferu danych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

VII. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje Google Analytics, będący narzędziem firmy Google Inc. („Google”), służący do analizy statystyk stron internetowych. Google Analytics używa plików cookies (tzw. „ciasteczka”), czyli plików tekstowych zapisywanych na komputerze użytkowników stron internetowych, które umożliwiają analizę ruchu na stronach internetowych. Informacje uzyskane za pomocą plików cookies, dotyczące korzystania z przedmiotowej strony internetowej (w tym adresu IP Użytkownika) są przekazywane i zapisywane na serwerze Google w USA. Informacje te wykorzystywane są przez Google, celem analizowania sposobu korzystania przez Użytkownika Serwisu, sporządzania sprawozdań dotyczących aktywności w Serwisie dla operatorów stron internetowych, a także do tworzenia dalszych usług powiązanych z korzystaniem z Serwisu i Internetu. Zebrane przez Google informacje przekazywane są podmiotom trzecim, jeżeli wymaga tego prawo i o ile podmioty trzecie przetwarzają te informacje na zlecenie Google. Google nie dokonuje powiązania adresu IP Użytkownika z innymi danymi Google.
2. Użytkownik może zabezpieczyć się przed zainstalowaniem plików cookies poprzez odpowiednie ustawienie swojej przeglądarki internetowej, jednak może wówczas dojść do ograniczenia niektórych funkcji Serwisu. Korzystając z Serwisu, Użytkownik zgadza się na przetwarzanie przez Google danych, o sposobie korzystania przez Użytkownika z Serwisu w opisany powyżej sposób i określonym powyżej celu.
3. Dane osobowe Użytkownika, obejmujące pliki cookies, będą przetwarzane do celów obejmujących w szczególności:
   • utrzymanie sesji Użytkownika Serwisu,
   • tworzenia statystyk,
   • odczytania historii przeglądania stron internetowych
   • dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji, korzystania ze stron internetowych,
   • poprawy bezpieczeństwa i wpływu na szybkość działania Serwisu.
4. W zakresie innych plików Cookies Administrator przetwarza je na podstawie zgody Użytkownika, o ile ją wyrazi. W każdym jednak momencie, Użytkownik może dokonać również zmiany ustawień dotyczących plików cookies, w tym również wykasować je z pamięci swojego urządzenia.
5. W Serwisie używane są wtyczki i inne narzędzia społecznościowe udostępniane przez serwisy społecznościowe, takie jak Facebook, Instagram oraz Tik Tok. Wyświetlając Serwis przeglądarka nawiąże bezpośrednie połączenie z serwerami administratorów serwisów społecznościowych (usługodawców). Zawartość wtyczki jest przekazywana przez danego usługodawcę bezpośrednio do przeglądarki i integrowana z Serwisem. Dzięki tej integracji usługodawcy otrzymują informację, że przeglądarka wyświetliła Serwis, także wtedy gdy Użytkownik nie posiada profilu u usługodawcy lub nie dokonał w danym momencie logowania. Informacja wraz z adresem IP użytkownika jest przez przeglądarkę przesyłana bezpośrednio do serwera danego usługodawcy.
6. Po zalogowaniu do jednego z serwisów społecznościowych, to usługodawca będzie mógł bezpośrednio przyporządkować wizytę w serwisie do profilu w konkretnym serwisie społecznościowym.
7. Po użyciu odpowiedniej wtyczki (przez przycisk „Lubię to” lub „Udostępnij”), odpowiednia informacja zostanie przesłana bezpośrednio na serwer usługodawcy. Informacja ta zostanie opublikowana w wybranym serwisie społecznościowym i ukaże się osobom do tego uprawnionym. Cel i zakres gromadzenia danych, ich dalszego przetwarzania oraz wykorzystania przez usługodawców, jak również możliwość kontaktu, a także prawa Użytkownika w tym zakresie i możliwość dokonania ustawień zapewniających ochronę prywatności Użytkownika, zostały opisane w polityce prywatności wybranych usługodawców:
   • Facebook – https://www.facebook.com/legal/FB_Work_Privacy
   • Instagram – https://help.instagram.com/519522125107875
   • TikTok – https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/pl
8. W celu braku dokonywania przez serwisy społecznościowe, przyporządkowywania danych zebranych w trakcie odwiedzin w Serwisie bezpośrednio profilowi użytkownika w wybranym serwisie, to przed korzystaniem z Serwisu konieczne jest wylogowanie się z danego serwisu społecznościowego. Możliwe jest również całkowite uniemożliwienie załadowania w Serwisie wtyczek stosując odpowiednie rozszerzenia dla przeglądarki.

VIII. Postanowienia końcowe

1. Podczas korzystania z Serwisu, Użytkownik może zostać przekierowany na strony internetowe zewnętrznych przedsiębiorstw, poprzez użycie kierujących na zewnątrz linków („hiperłącza”). Administrator nie ponosi odpowiedzialności za treści oraz strategie dotyczące ochrony danych zewnętrznych, nienależących do Administratora stron internetowych. Hiperłącza czy odnośniki kierujące do innych stron internetowych nie oznaczają, że Administrator ma jakikolwiek wpływ na znajdujące się tam treści bądź czyni je własnymi. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przedstawione tam treści oraz nie odpowiada za niezgodne z prawem, niekompletne lub błędne treści oraz szkody spowodowane korzystaniem z nich.
2. Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 23.07.2024 r. Jednocześnie Administrator oświadcza, że dotychczasowe przetwarzanie danych osobowych Użytkowników odbywało się zgodnie z prawem, w celach, na podstawach i warunkach wyżej szczegółowo opisanych.